Hochschulsport Universität Ulm
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Datenschutzbestimmungen des Hochschulsports

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde für Funktionsbezeichnungen wie "Teilnehmer", "Mitarbeiter", etc. in der Regel die männliche Schreibweise verwendet. Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sowohl die männliche als auch die weibliche Schreibweise gemeint ist.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für den Hochschulsport der Universität Ulm ein zentrales Anliegen. Mit diesen Datenschutzbestimmungen informieren wir darüber, wie personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden und welchen Personen diese zugänglich gemacht werden.

Diese Datenschutzbestimmungen ergänzen die Teilnahmebedingungen.

1. Grundprinzipien bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg.
  • Der Hochschulsport nutzt personenbezogene Daten ausschließlich, um die Teilnahme am Sportprogramm zu ermöglichen und Sportkurse zu verwalten. Ohne die Angabe der im Folgenden erläuterten Daten (siehe Abschnitt 3) ist eine Teilnahme am Hochschulsport nicht möglich.
  • Gespeicherte Daten sind nur für die Mitarbeiter des Hochschulsports zugänglich. Übungsleiter des Hochschulsports haben zur Kursorganisation eingeschränkten Zugriff auf die gespeicherten Daten. Daten, die die Zahlung von Kursgebühren per Überweisung betreffen, werden zu diesem Zwecke der Kasse der Universität Ulm zugänglich gemacht. Andere Personen oder Dritte können keine der gespeicherten Daten einsehen.

2. Begriffe dieser Datenschutzbestimmungen

2.1 Daten

  • "Personenbezogene Daten" sind nach §3 Abs. 1 LDSG alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmbaren Person natürlichen.
  • Die personenbezogenen Daten, die bei der Registrierung für die Sportangebote eingeben werden müssen (Pflichtfelder), werden als "Registrierungsangaben" bezeichnet (siehe 3.2).
  • Einige Angaben bei der Registrierung sind optional. Diese werden als "Freiwillige Angaben" bezeichnet (siehe 3.3).
  • Bei der Anmeldung zu einem gebührenpflichtigen Sportkurs werden "Zahlungsdaten" erfasst (siehe 3.4)

2.2 Personen und Einrichtungen

  • Der Hochschulsport ist eine Einrichtung der Universität Ulm und steht den Mitgliedern und Angehörigen der Universität Ulm sowie der Hochschulen Ulm und Neu-Ulm offen; er wird in seiner Gesamtheit "Hochschulsport" genannt.
  • Die hauptamtlichen und die studentischen Mitarbeiter des Hochschulsports, die für die Organisation des Sportangebots zuständig sind, werden "Mitarbeiter" genannt.
  • Leiter der Sportkurse, die für die fachliche und sportliche Betreuung zuständig sind, werden "Übungsleiter" gennant; sie sind auf der Hochschulsport-Homepage genannt oder können im Hochschulsport-Büro erfragt werden.
  • Die auf der Hochschulsport-Homepage registrierten Nutzer werden "Benutzer" genannt.
  • Benutzer, die sich auf der Hochschulsport-Homepage für einen Sportkurs angemeldet haben, oder Personen, die sich persönlich im Hochschulsport-Büro für einen Sportkurs angemeldet haben, werden "Teilnehmer" genannt.
  • Anonyme, unregistrierte Besucher der Hochschulsport-Homepage werden "Besucher" genannt.
  • Der Lastschrifteinzug zur Zahlung von Kursgebühren wird von der Kasse der Universität Ulm abgewickelt; diese wird im Folgenden "Kasse" genannt.

2.3 Sonstige Begriffe

  • Die Website, auf denen der Hochschulsport Sportangebote anbietet, wird "Hochschulsport-Homepage" genannt und ist unter http://sport.uni-ulm.de erreichbar.
  • Eine Anmeldung zu Sportkursen ist zudem persönlich im Büro des Hochschulsports möglich. Dieses wird "Hochschulsport-Büro" genannt.
  • Das vom Hochschulsport angebotene Programm wird in seiner Gesamtheit "Sportangebot" genannt.
  • Einzelne Dienste und Leistungen des Sportangebots werden "Sportkurs" genannt.
  • Die Seite der Hochschulsport-Homepage, auf der die eingegebenen personenbezogenen Daten eingesehen und bearbeitet werden können, wird "meinHSSP" genannt.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

3.1 Personenbezogene Daten

Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Organisation des Sportangebots automatisiert verarbeitet werden, bestehen im Einzelnen aus den unter 3.2, 3.3 und 3.4 erläuterten Daten.

Benutzer bzw. Teilnehmer haben das Recht, Auskunft über die von der Universität Ulm über sie gespeicherten Daten zu erhalten und diese ggf. berichtigen zu lassen. Diese können jederzeit auf der Hochschulsport-Homepage unter meinHSSP eingesehen und bearbeitet werden. Eine Einsichtung und Bearbeitung der Daten ist auf Anfrage auch persönlich im Hochschulsport-Büro möglich.

 

3.2 Registrierungsangaben

Bei der Registrierung auf der Hochschulsport-Homepage oder bei der persönlichen Anmeldung im Hochschulsport-Büro werden Registrierungsangaben erfasst. Diese sind zunächst:

  • E-Mail-Adresse
  • Kennwort

Die E-Mail-Adresse dient zur eindeutigen Identifikation. Das Kennwort wird verschlüsselt gespeichert und ist nicht im Klartext einsehbar. Bei einer persönlichen Anmeldung im Hochschulsport-Büro an, wird ein zufällig generiertes Kennwort zugewiesen. Im Anschluss kann dieses Kennwort über die Funktion "Passwort vergessen?" auf der Hochschulsport-Homepage geändert werden.

Weiterhin müssen bei der Registrierung die folgenden Pflichtfelder ausgefüllt werden:

  • Anrede (Herr/Frau) bzw. Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Adresse
  • Postleitzahl
  • Wohnort
  • Status (im Sinne von: Status der Hochschulangehörigkeit. Student, Bediensteter, Gast)
  • Einrichtung (im Sinne von: zugehörige Hochschule. Universität Ulm, Hochschule Ulm, Hochschule Neu-Ulm, Universitätsklinikum Ulm, andere)
  • Matrikelnummer (nur bei Studenten)
  • Institut bzw. Abteilung (nur bei Bediensteten)

3.3 Freiwillige Angaben

Bei der Registrierung auf der Hochschulsport-Homepage oder Anmeldung im Hochschulsport-Büro sind folgende Angaben freiwillig:

  • Titel
  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer

3.4 Zahlungsdaten

Bei Anmeldung für einen gebührenpflichtigen Kurs auf der Hochschulsport-Homepage oder im Hochschulsport-Büro werden unabhängig von der Zahlungsmethode folgende Daten des Teilnehmers erfasst:

  • Anmeldedatum
  • Zahlungsbetrag
  • gebuchte Leistung (Sportkurs)

Für gebührenpflichtige Sportkurse ist bei Anmeldung auf der Hochschulsport-Homepage eine Zahlung nur per Überweisung möglich. Bei der persönlichen Anmeldung im Hochschulsport-Büro kann zwischen Überweisung und Barzahlung gewählt werden.

4. Wer kann die gespeicherten Daten einsehen?

4.1 Mitarbeiter

Mitarbeiter des Hochschulsports können alle gemachten personenbezogenen Daten einsehen; sie verwenden diese Daten ausschließlich zu Zwecken des Hochschulsports.

4.2 Übungsleiter

Um Übungsleitern eine direkte Kontaktaufnahme mit Teilnehmern zu ermöglichen, werden den Übungsleitern zuvor erhobene personenbezogen Daten (sofern angegeben) der angemeldeten Teilnehmer zugänglich gemacht. Die Übungsleiter können hierbei die folgenden Daten nur bis zum Semesterende des jeweiligen Sportkurses einsehen:

  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Status
  • Einrichtung
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer

4.3 Kasse

Die Zahlung per Überweisung wird von der Kasse abgewickelt. Um die Zahlung per Überweisung durchzuführen, werden hierfür die folgenden zuvor erhobenen Daten der Teilnehmer an die Kasse übermittelt:

  • Name
  • Vorname
  • Anmeldedatum
  • Zahlungsbetrag
  • gebuchte Leistung (Sportkurs)

Kommt es zu einer Rücklastschrift, die der Teilnehmer zu verantworten hat (d.h. der Lastschrifteinzug konnte wegen einer offensichtlich falschen Angabe des Teilnehmers, z.B. nicht existierende Kontonummer, nicht abgewickelt werden), setzt sich die Kasse direkt mit dem Teilnehmer in Verbindung. Hierfür macht der Hochschulsport der Kasse auf Anfrage zusätzlich folgende Daten zugänglich:

  • E-Mail-Adresse
  • Adresse
  • Postleitzahl
  • Wohnort

5. Sonstiges

5.1 Cookies

Die Hochschulsport-Homepage benutzt Cookies, mit denen Benutzer und Besucher während der Dauer ihres Besuchs identifiziert werden können. Ein Cookie wird auf dem Computer gespeichert und verfällt mit Ende der Sitzung automatisch.

5.2 Log-Dateien

Bei jedem Seitenaufruf werden Zugriffsdaten in einer Protokolldatei, dem Server-Log, gespeichert. Der dabei gespeicherte Datensatz enthält die folgenden Daten:

  • Uhrzeit,
  • angeforderte Ressource (HTTP Request-Zeile des Browsers),
  • Status (HTTP Statuscode),
  • übertragende Datenmenge (Größe der übertragenen Ressource ohne HTTP-Header),
  • Internetseite, von der die angeforderte Seite aufgerufen worden ist (Referrer), sowie
  • Produkt- und Versionsinformationen des verwendeten Browsers (User-Agent).

Der Hochschulsport benutzt hierfür das standardisierte Combined Logfile-Formate des Apache Webservers. Die Protokolldaten (Logs) werden anonymisiert, also ohne Zuordnung oder Hinweise auf die Person bzw. den angemeldeten Benutzer, für statistische Auswertungen gespeichert.

6. Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Der Hochschulsport behält sich vor, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern, wenn Änderungen aufgrund von technischen Neuerungen, nachträglich erkannter Regelungslücken oder im Hinblick auf neue vom Hochschulsport bereitgestellte Dienste erforderlich werden. Der Hochschulsport wird die aktuelle Fassung dieser Datenschutzbestimmungen auf der Hochschulsport-Homepage veröffentlichen.

Fassung vom: 12.05.2015